Revidert og godkjent 19.03.2024.
Foreningens navn er Agnes Båtforening. Foreningen er lokalisert på det areal som leies av Larvik Havn KF, i henhold til grunnleieavtale. Selve båthavna, inklusiv opplagsplassen, betegnes Agnes Båthavn. Se reglement for denne i vedlegg B.
Foreningen har som formål å fremme interesse og samhold i et aktivt maritimt miljø for båtsport, sjøvett, godt sjømannskap og samarbeide med andre maritime miljøer for barn og unge. Foreningen skal og gjennomføre drift og vedlikehold iht. grunnleieavtale med Larvik Havn KF.
3.1 Ventelisten. Den som ønsker båtplass må sende skriftlig søknad om dette.
3.1.1 Fastsettelse av ansiennitet
Søkeren får ansiennitet etter dato for poststemplet brev eller dato for mottatt e-post og får tilbud om båtplass når plass iht. båtstørrelsen blir ledig. Et medlem som etter skriftlig søknad får innvilget endring av båtstørrelsen, har ansiennitet foran de på ventelisten.
3.2. Kriteriet for medlemskap/få båtplass er som følger:
3.2.1 Fast bosatt i Larvik kommune har fortrinnsrett
3.2.2 Båtens størrelse må ikke overstige følgende mål:
lengde: 8,5 m inklusive baugspryd og daviter/badeplattform.
bredde: Plass tildeles i hht. båtens bredde.
vekt: 4,0 tonn.
3.2.3 Registrering. Det er ønskelig at samtlige båter, som har tilhørighet til Agnes Båthavn, er registrert i et båtregister.
3.2.4 Forsikring. Alle båter skal være nødvendig forsikret med ansvarsforsikring som dekker tap og skade på installasjoner tilhørende Agnes Båthavn, andre fartøy eller tredjemann.
3.2.5 Eierskap og jevnlig bruker. Den tildelte båtplassen kan kun disponeres av et medlem som skal være eier og jevnlig bruker av båten.
3.2.6 Tildeling er gyldig når søknaden er godkjent av styret og engangsbeløp og medlemsavgift er betalt.
3.2.7 Alle medlemmer er likestilte, hva gjelder plikter og rettigheter, herunder betaling av engangsbeløp, medlemsavgifter og deltakelse på dugnader m.m. Medlemmer med tidligere vedtatte differensierte engangsbeløp beholder dette så lenge han /hun er medlem i Agnes Båtforening.
3.2.8 Alle medlemmer plikter å holde styret informert om endringer i medlemmets personalia, postadresse, epostadresse og telefonnummer/mobilnummer.
3.3 «Ikke-bruk» fratar ikke medlemmet plikter etter vedtekter, reglement og bestemmelser, fattet av årsmøtet/styret.
3.4 Plikt til å opplyse om «ikke bruk» av båt til kommende sesong. Båteier skal melde skriftlig til styret innen 1.mai om «ikke bruk». Båter som ikke ligger på sin plass og heller ikke er meldt om «ikke bruk» vil, etter befaring av styret 1. juni, bli krevd for tap av leieinntekt. Styret disponerer plassen for utleie.
Plikt om bruk av båt ligger hos båteier.
3.5 Bytte av båt. Ved båtskifte plikter det enkelte medlem å sende skriftlig søknad om dette til styret før bytte.
Søknaden skal inneholde informasjon om båttype, lengde, bredde, vekt og registreringsnummer.
Vannskuter med tilhørende utstyr tillates ikke.
3.6 Tap av medlemskap.
3.6.1 Ved «ikke bruk». En båteier som ikke benytter sin båtplass i to etterfølgende sesonger, taper sitt medlemskap dersom vedkommende ikke innen 1. mai det tredje år skriftlig meddeler at båtplassen forblir ubenyttet kommende sesong.
3.6.2. Ved mislighold. Båtplassen og medlemskapet tapes dersom medlemmet vesentlig misligholder plikter og pålegg iht. vedtektene eller beslutninger tatt av årsmøtet/styret.
Det henviser spesielt til eget reglement for avfallshåndtering.
3.6.3 Ønske om og selv å avslutte medlemskapet. Styret skal meddeles dette skriftlig.
Foreningen har forkjøpsrett til fortøyningsutstyr på båtplasser som sies opp. Dersom forkjøpsretten ikke benyttes, blir det en transaksjon mellom gammel og ny leier etter reglement og priser godkjent av årsmøtet.
Dersom det ved medlemskapets opphør fortsatt ligger båt, tralle eller annet løsøre i vårt havneområde uten hjemmel, kan båtforeningens styre ta båt og annet utstyr i forvaring på eiers regning og risiko og eventuelt selge eller sende til deponi.
Eier kontaktes skriftlig og gis 1 mnd. frist til å fjerne dette før tiltak iverksettes fra styret.
Kostnader og eventuelle andre forpliktelser belastes medlem ved avsluttet medlemskap.
4.1 Årsmøtet er foreningens høyeste organ.
4.2 Tid for årsmøtet. Årsmøtet avholdes innen utgangen av mars måned hvert år.
4.2.1 Innkallingen foretas av styret med minst 14 dagers skriftlig varsel pr epost og/eller SMS.
4.3 Ekstraordinært årsmøte avholdes når styret eller minst 20 av foreningens medlemmer krever dette.
4.4 Årsmøtet skal avgjøre følgende saker:
4.4.1 Godkjenne årsmelding, regnskap, budsjett og avgifter. Fastsette medlemsavgift og verdisette fortøyningsutstyr.
4.4.2 Valg av medlemmer og vararepresentant til styret. Årsmøtet velger styrets leder, sekretær, kasserer, styremedlem, varamedlem, båtplassansvarlig og miljøansvarlig. Alle velges for en periode på to år, fordelt på to årsklasser.
4.4.3 Valg av medlemmer til valgkomiteen. Det skal velges to personer for to år, fordelt på to årsklasser. Komiteen konstituerer seg selv.
4.4.4 Valg av revisor som gjelder for to år.
4.4.5 Vedlikehold, påkostning og låneopptak. Avgjøre om større vedlikeholds – eller påkostningsarbeider skal igangsettes. Større investeringer fremlegges for Larvik Havn KF for informasjon / godkjennelse.
4.4.6 Vedta vedtekter og reglement.
4.4.7 Andre saker som styret eller medlemmer ønsker å fremlegge.
4.5 Krav til fremmøte på årsmøtet. Årsmøtet treffer sine beslutninger/vedtak med simpelt flertall. Det er ikke krav om minste fremmøte for at årsmøtet er beslutningsdyktig.
5.1 Styrets sammensetning. Styret skal bestå av syv medlemmer.
5.2 Styremøtet. Styret avholder sine møter så ofte som styrets leder eller to styremedlemmer ønsker det. Styrets leder sender ut innkalling og agenda før møtet.
Sekretæren fører referat som skal distribueres snarest til styremedlemmene. I tillegg skal sekretær føre den nødvendige korrespondanse utad.
5.3 Den daglige drift. Styret foretar den daglige drift av foreningen. Styret skal behandle og avgjøre følgende saker:
5.3.1 Tildele ledige båtplasser – også midlertidige. Ledige båtplasser disponeres kun av styret som tildeler fra venteliste, som føres av båtplassansvarlig. Medlem som ønsker endring av båtplass har prioritet foran et ikke medlem.
5.3.2 Ledige opplagsplasser disponeres av styret og kan leies ut til ikke medlemmer.
5.3.3 Regler for bytte av båt. Styret avgjør om bytte av båt, etter skriftlig søknad iht. § 3.5 og § 3.2.2, kan godkjennes.
5.3.4 Innkreving av avgifter. Foreta innkreving av avgifter besluttet av årsmøtet. Styret beslutter og krever inn øvrige avgifter.
5.3.5 Kontroll av gyldige vedtak. Påser at medlemmene følger vedtekter, reglement og gyldige vedtak truffet av foreningens organer. Ved brudd på disse kan styret vedta skriftlig advarsel, og i særlige tilfeller å vedta tap av medlemskap/rett til båtplass.
5.3.6 Planlegge og gjennomføre vedtatte prosjekter.
5.3.7 Planlegge og gjennomføre målsetningen i strategiplanen ih.h.t. årsmøtets beslutninger.
5.3.8 Valg av midlertidig leder. Ved midlertidig fravær av lederen, for eksempel ved sykdom, velger styret en fungerende leder. Innkalling til konstituerende møte initieres av lederen eller sekretæren.
5.4 Forberede årsmøtet. Planlegge og sende ut sakspapirer for årsmøtet innen fristen iht. § 4.2.1.
5.5 Beslutningsmodell. Styret treffer sine beslutninger med simpelt flertall. Ved likt stemmetall har lederen dobbeltstemme.
5.6 Godtgjøring i forbindelse med styreverv. Styrevervet er honorært, men dokumenterte utlegg tilståes etter attestasjon av lederen.
6.1 Valg av komiteen. Årsmøtet velger medlemmer til komiteen som består av tre medlemmer i to år, fordelt på to årsklasser. Komiteen konstituerer seg selv.
6.2 Presentasjon av valg. Valgkomiteen skal innen utgangen av februar måned overfor styret fremsette skriftlig forslag på personer til foreningens organer (Styret, valgkomite og revisor).
Foreningens fullmakt. Det samlede styret forplikter foreningen utad.
8.1 Plikt til å betale gyldige avgifter. Medlemmene er pliktige til å betale medlemsavgift og avgifter vedtatt av årsmøtet. Medlemmene i styret er fritatt for medlemsavgift.
8.1.1 Avgiftene betales forskuddsvis innen fristen som fastsettes av styret.
8.1.2 Betalte avgifter gir rett til båtplass, opplag, utsetting og opptaking ved hjelp av foreningens kran/slipp.
9.1 Konsekvenser ved bytte av båt. Bytte av båt er tillatt iht. § 3.5. Ved vesentlige endringer av båtstørrelse kan styret tildele en båteier en annen plass.
9.2. Utsetting/opptaking av båt. Dette skal kun foregå ved bruk av foreningens slipp eller kran.
9.2.1 Utsetting og opptak av båt med kranbil tillates bare etter styrets vurdering.
9.2.2 Bruk av slipp. Slippen er sperret ved hjelp av låst kjetting. Primært er slippen kun til bruk for medlemmer og leiere av båtplass for sesongen. Andre som ønsker uttak og/eller opptak henvender seg til vaktmester.
9.2.3 Bruk av foreningens kran. Kun personer med godkjent opplæring, instruks er lest og forstått og godkjent av styret kan betjene kran. Ved alle andre behov / ønsker skal foreningens kranansvarlig kontaktes.
9.2.4 Ansvarsforhold ved bruk av krana. Den som betjener krana har det fulle og hele ansvar for eventuell personskade og skade på utstyr/båter under assistansen. Krana skal derfor ikke brukes om båten ikke har den nødvendige forsikring iht § 3.2.4.
10.1 Framleie. Kun styret har anledning til å foreta framleie av båtplass.
10.2 Overdragelse av båtplass kan ikke skje til andre enn slektninger i rett opp- eller nedadstigende linje, samt til ektefelle, registrert partner eller samboer. Overdragelse av disse kan både skje ved døds - som ved livsdisposisjon.
10.2.1 Regler for overdragelse. Når en person mener at vilkårene for overdragelse er tilstede, plikter vedkommende å skriftlig meddele dette til styret, som vil behandle saken.
10.3 Ved overdragelse av tildelt båtplass, iht. pkt.10.2, plikter ny eier å betale differansen mellom nåværende engangsbeløp og tidligere eiers engangsbeløp. Eventuell differanse tilfaller Agnes Båtforening.
11.1 Plikt til å motta verv og utføre pålagte oppdrag. Medlemmer er pliktig til å motta valg og utføre dugnadsarbeidet som blir pålagt av styret.
11.2 Avgift for uteblivelse fra dugnadsinnsats, uten gyldig grunn. Medlemmer som ikke ser det mulig å delta på den årlige dugnadsinnsatsen, må møte med stedfortreder eller medlemmet pålegges å betale dugnadsavgift.
11.3 Endringer. Årsmøtet vedtar endringer av vedtekter, reglement. Øvrige avgifter endres av styret.
Oppløsning av foreningen kan bare behandles av årsmøtet, og krever 2/3 flertall.
Foreningens formue skal etter oppløsning og gjeldsavleggelse tilfalle det formål foreningen arbeider for å fremme, ved at nettoformuen blir gitt til en ideell allmennyttig organisasjon/forening som årsmøtet bestemmer. Ingen medlemmer har krav på foreningens midler eller andel av disse.